Referenciák igazolásával kapcsolatos tévhitek

Szinte minden közbeszerzési eljárásban vizsgálják az ajánlatkérők az ajánlattevők referenciáit, ezek igazolási módjának szabályait mutatjuk be, hátha innentől egyszerűbben boldogulnak az ajánlattevők. 

Közbeszerzési eljárásokban az ajánlatkérők szinte minden alkalommal előírnak referencia-követelményeket az ajánlattevőkkel szemben, a műszaki-szakmai alkalmasság vizsgálata, igazolása érdekében.

A mindennapi életben a referencia kifejezést egyértelműen összekötik a cégek azzal, hogy a referencia olyan múltbeli teljesítést jelent, amelyet a korábbi megbízó / megrendelő igazol, ellátja aláírásával magát az igazoló dokumentumot, ezért is alakult ki a mindennapokban a „referencia-igazolás” kifejezés.

Közbeszerzési eljárásokban a szabályok némiképp eltérnek ettől.

A 321/2015. Korm. rendelet szabályozza a referenciák igazolásának közbeszerzési eljárásokban elfogadott illetve megkövetelhető módját, az alábbiak szerint:

Közbeszerzési eljárásokban alapvetően meg kell különböztetni a referencia-igazolás illetve a referencianyilakozat kifejezéseket.

A referenciaigazolás egy olyan dokumentum, amelyet a korábbi szerződést kötő másik fél (Megrendelő, Megbízó, stb.) ír alá, a referencianyilatkozat ezzel szemben az a dokumentum, amely szintúgy a referenciák igazolására szolgál, azzal a különbséggel, hogy ezt csak maga az ajánlattevő „állítja ki”, írja alá, azon a korábbi szerződést kötő másik fél ellenjegyzése nem szerepel.

Közbeszerzési eljárásokban alapvetően a beszerzés tárgyától, a közbeszerzési eljárás eljárásrendjétől (uniós, nemzeti) és egyes esetekben ezen túl a korábbi szerződést kötő másik fél személyétől függ a referenciák igazolásának megkövetelhető, elírható módja (azaz, hogy szükséges-e egy múltbéli, szerződésszerűen teljesített munka „igazolására” mindenképp a referenciaigazolás vagy esetleg elegendő-e a referencianyilatkozat.)

A részletes szabályok az alábbiak :

Építési beruházások esetében a legegyszerűbb a jogszabályi előírás, nevezetesen: minden esetben kötelező a referenciaigazolás benyújtása, függetlenül attól, hogy ki volt a szerződést kötő másik fél.

Árubeszerzések és szolgáltatás megrendelések esetében ennél kicsit összetettebb a helyzet, ezen beszerzési tárgyaknál az elsődleges szempont, hogy milyen eljárásrendben került megindításra az a közbeszerzési eljárás, amelyben az adott referenciát be akarja mutatni az ajánlattevő (tehát ki kell hangsúlyozni, hogy pl. nem a referencia értéke számít, ez teljességgel irreleváns az igazolás módját illetően).

Nemzeti eljárásrendben megindított, árubeszerzés illetve szolgáltatás megrendelés tárgyú közbeszerzési eljárások esetében a referenciákat elegendő az ajánlattevő által aláírt referencianyilatkozat formájában igazolni, nincsen szükség egyetlen esetben sem a korábbi Megrendelő által aláírt referenciaigazolásra.

Ez fontos tudnivaló az ajánlattevők számára, mivel lényegesen egyszerűbb egy referencianyilatkozatot előállítani, mint adott esetben a korábbi megrendelőtől hosszas procedúra során beszerezni egy több évvel ezelőtti munkáról szóló referenciaigazolást.

Uniós eljárásrendben megindított, árubeszerzés illetve szolgáltatás megrendelés tárgyú közbeszerzési eljárások esetében a referenciák igazolásának előírható, megkövetelhető módja azon múlik, hogy ki volt a korábbi megrendelő (szerződést kötő másik fél).

Ezzel kapcsolatban a 321/2015. Korm. rendelet 22. § (1) bekezdés a) és b) pontja irányadó:

• a) ha a szerződést kötő másik fél a Kbt. 5. § (1) bekezdés a)–c) és e) pontja szerinti szervezet, illetve nem magyarországi szervezetek   esetében olyan szervezet, amely a 2014/24/EU európai parlamenti és tanácsi irányelv alapján ajánlatkérőnek minősül, az általa kiadott vagy aláírt igazolással;
• b) ha a szerződést kötő másik fél az a) pontban foglalthoz képest egyéb szervezet, az általa adott igazolással vagy az ajánlattevő, a részvételre jelentkező, illetve az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezet nyilatkozatával.

Például ha ajánlattevőként egy uniós eljárásrendben indított, szolgáltatás megrendelés tárgyú közbeszerzési eljárásban szeretnénk 2 db referenciát bemutatni, melyek közül az egyik munkát pl. egy Önkormányzat részére végeztük (aki a Kbt. 5. § (1) bekezdés c) pontja szerint Ajánlatkérőnek minősül), a másik munkát pedig egy üzleti vállalkozás részére végeztük.

Ezen esetben:

- az önkormányzat részére teljesített munkákról be kell nyújtanunk az önkormányzat által kiállított referenciaigazolást,

- az üzleti vállalkozás részére teljesített munkákról pedig elegendő a saját, ajánlattevői nyilatkozatunk.

Amennyiben például ugyanezt a 2 db korábbi munkánkat egy nemzeti eljárásrendben indított, szolgáltatás megrendelés tárgyú közbeszerzési eljárásban is szeretnénk bemutatni, úgy mindkettő munkáról elegendő a saját, ajánlattevői nyilatkozatunk.

Fentiek nyomán például egy uniós eljárásrendben kiírt közbeszerzési eljárás esetén, amennyiben korábbi munkáink között vannak olyan munkák, amelyeket üzleti vállalkozásoknak (azaz nem ajánlatkérőknek) végeztünk, célravezetőbb és egyszerűbb ezen munkákat bemutatni referenciaként, mivel lényegesen egyszerűbb lesz a vonatkozó igazolások beszerzése, mivel itt csak a saját, ajánlattevői nyilatkozatunk szükséges.

Ekörben fel kell hívnunk a figyelmet arra, hogy a fentieknél szigorúbb szabályokat egyetlen közbeszerzési eljárásban sem írhatnak elő az ajánlatkérők, így amennyiben ilyen esettel találkozunk, jogszerűen kifogást emelhetünk!