Aláírások megfelelősége magyar közbeszerzési eljárásokban

A vezető tisztségviselők (és az arra jogosított) munkavállalók írásban cégjegyzés útján képviselik a jogi személyt (Ptk. 3:116. §). Amennyiben a cégiratok között a cég (változás)bejegyzési eljárásában a képviselő aláírási címpéldánya vagy aláírásmintája csatolásra került, úgy a cég képviselete kizárólag a benyújtott aláírási címpéldányban (aláírásmintában) foglaltak szerint lehetséges.

Az aláírási címpéldány a cégeket képviselő tisztségviselők aláírásképének azonosítására szolgál. Célja azt biztosítani, hogy a cég képviseletében ne járhasson el más, mint aki erre személy szerint jogosult. Az aláírási címpéldány tehát a cégjegyzésre jogosult személy névaláírásának vagy kézjegyének valódiságát tanúsítja, de kiemelendő, hogy magát a képviseleti jog fennállását nem tanúsítja. Az aláírási címpéldány elkészítésére kizárólag közjegyző jogosult.

Mind a közjegyzői aláírási címpéldány – amelyet közjegyzői aláírás-hitelesítéssel láttak el –, mind az ügyvéd által ellenjegyzett aláírás-minta azt tanúsítja, hogy a cégjegyzésre jogosult a céget miként és milyen formában jegyzi. Tartalmi elemeit tekintve mindkét okiratfajta tartalmazza a cég nevét, a cégjegyzésre jogosult nevét, lakóhelyét, a képviselet jogcímét (pl. vezető tisztségviselő vagy munkavállaló), a cégjegyzés módját, valamint a cégjegyzésre jogosult aláírási mintáját. A cégjegyzésre jogosult munkavállaló kérésére mind az aláírási címpéldányon, mind az aláírás-mintán a cégnél ellátott feladatköre, illetve beosztása is szerepeltethető. A közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány és a 2006. évi V. tv. (Ctv.) 9 § (3) bekezdésének megfelelően elkészített, ügyvéd által ellenjegyzett aláírás-minta bizonyító erejét tekintve azonos, azonban a két okirat között vannak különbségek:

• A közjegyzői címpéldány közokiratnak minősül. Közokiratnak nevezünk minden olyan okiratot, melyet a közjegyző, a bíróság, a hatóság, vagy a közigazgatási szerv a saját ügykörén belül, és a meghatározott alakban állított ki.
• Az ügyvéd által készített és a szabályszerűen ellenjegyzett aláírás-minta viszont teljes bizonyító erejű magánokirat, s mint ilyen, azt bizonyítja, hogy a kiállító az okiratot az ügyvéd előtt írta alá.

Jelentős különbség a két okirat között, hogy a közjegyző az ügyfél kérelmére az aláírási címpéldányt bármikor elkészítheti, az ügyvédnek azonban nincs lehetősége arra, hogy aláírás-mintát készítsen, illetve állítson ki az ügyfél külön kérelmére bármikor, mivel az annak kiállítására vonatkozó rendelkezéseket a fentiekben már hivatkozott Ctv. állapítja meg. Ennek alapján az ügyvéd az aláírás-mintát kizárólag a cégbejegyzési vagy változásbejegyzési eljárás során jegyezheti ellen. További korlátozás ebben a tekintetben, hogy a cégbejegyzési, vagy változásbejegyzési eljárás során az aláírás-mintát csak akkor jegyezheti ellen az ügyvéd, amennyiben a cég létesítő okiratát, illetve annak módosítását is ő készíti vagy szerkeszti és jegyzi ellen, valamint, hogy az aláírás-minta a cégbejegyzési vagy változásbejegyzési kérelem mellékletét képezi.

Amint már a fentiekben is hivatkoztuk, a Ptk. 3:116. § alapján a gazdasági társaságot vezető tisztségviselői és képviseletre feljogosított munkavállalói írásban cégjegyzés útján képviselik, a cégjegyzés formájára nézve a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (Ctv.) 9. § (1) bekezdése tartalmaz előírást. Eszerint, ha azt a cégbejegyzési (változásbejegyzési) kérelemhez csatolták, a cégjegyzésre jogosultnak a cég nevében olyan módon, illetve formában kell aláírnia, ahogyan azt a hiteles cégaláírási nyilatkozat (a közjegyzői aláírás-hitelesítéssel ellátott címpéldány), illetve az ügyvéd által ellenjegyzett aláírás-minta tartalmazza.

Nagyon fontosnak tartjuk ugyanakkor kiemelni, hogy a cégtörvény cégjegyzés módjára vonatkozó – fentebb hivatkozott – rendelkezése annak megsértéséhez azonban nem fűzi az adott jognyilatkozat érvénytelenségének jogkövetkezményét. Ilyen szankciót a törvény nem tartalmaz, álláspontunk szerint annak értelmezéséből sem vezethető le, hogy a cég nevében tett, de nem cégszerűen aláírt jognyilatkozat érvényességét a jogalkotó nem kívánta megengedni.

A Ptk.-nak és a Ctv.-nek a cég törvényes, illetve szervezeti képviseletének formájára, a cégjegyzés módjára vonatkozó rendelkezései a forgalombiztonság követelményét hivatottak biztosítani. A forgalom biztonsága természetesen megköveteli a szervezeti képviselő részéről az alaki követelményeknek megfelelő, azaz cégszerű aláírást, ennek megsértése azonban csupán azzal a következménnyel jár, hogy a nyilatkozat nem tekinthető a Pp. 325.§ (1) bekezdés d) pontjában foglaltaknak megfelelő, teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt nyilatkozatnak.

„(1) Teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha

...

d) az okiratot a jogi személy képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint megfelelően aláírja”

Mindez pedig a bizonyítási teher tekintetében ad eligazítást, nevezetesen, hogy annak kell bizonyítania az eljáró személy képviseleti jogosultságát, aki erre hivatkozik, illetve akinek ennek bizonyítása érdekében áll. Az aláírás szempontjából az egyszerű okirati forma, s ebből következően az írásbeliség követelményét kielégíti, ha a gazdasági társaság jognyilatkozatát tartalmazó okiratból egyértelműen megállapítható, hogy a szervezeti képviselő – még ha aláírása nem is tekinthető cégszerűnek – a nyilatkozatot, dokumentumot a cég képviseletében eljárva, tehát nem a saját nevében írta alá.

Amennyiben tehát egy cég nevében tett nyilatkozaton a céget képviselő ügyvezető aláírása nem cégszerű, ám az írásbeliség kritériumainak megfelel, úgy a nyilatkozat alaki hiba okán nem tekinthető semmisnek.

Összefoglalva kijelenthető tehát, hogy az aláírás szempontjából az egyszerű okirati forma követelményét kielégíti, ha a gazdasági társaság jognyilatkozatát tartalmazó okiratból egyértelműen megállapítható, hogy a képviselő – még ha aláírása nem is tekinthető cégszerűnek – a nyilatkozatot, dokumentumot a cég képviseletében eljárva írta alá.

 A fentiek szerinti álláspontot képviselte másodfokú bíróságként a Szegedi Ítélőtábla a Gf. II. 30 142/2013. számú döntésében, amely a Bírósági Döntések Tára folyóirat 2014/09. számában 137. szám alatt jelent meg.

Az elektronikus aláírás a cégkivonatban

Egyre elterjedtebb, hogy a cégek képviselőik részére elektronikus aláírást vásárolnak, annak érdekében, hogy a cég ügyeit elektronikusan is ugyanolyan joghatással intézhessék, mintha ezt papíron tennék. A Cégtörvény nem egészen egyértelmű szabályozása miatt azonban sokakban kérdésként merült fel, hogy használható-e vajon cégjegyzésre (a cég írásbeli képviseletére) a cégképviselő magánszemély elektronikus aláíró tanúsítványa akkor is, ha az nincs bejegyezve a cégjegyzékbe.

Az Igazságügyi Minisztérium 2020. decemberi tájékoztatásában megerősítette: az elektronikus cégjegyzés akkor is gyakorolható, ha a cégjegyzék nem tartalmazza a cégképviselő aláíró tanúsítványát, a Cégtörvény (Ct.) ugyanis csupán lehetőséget biztosít a cégeknek arra, hogy cégképviselőjük elektronikus aláíró tanúsítványát a cégjegyzékbe bejegyeztethessék. 

A Ctv. 9. § (4) a következőket rögzíti az elektronikus cégjegyzés kapcsán: „A cég kérelmére a cégjegyzék tartalmazza a cégjegyzésre jogosult – külön jogszabály szerinti – elektronikus címpéldányáról készített tanúsítványát is. A cégjegyzékbe bejegyzett tanúsítvánnyal rendelkező elektronikus aláírás a cégjegyzésre jogosult cégszerű aláírásának minősül.”

A fenti jogszabályhely célja nem az volt, hogy kötelezően előírja a cégeknek a bejelentést (és csak a bejelentett tanúsítványhoz kapcsoljon joghatást), hanem hogy lehetőséget adjon a cégeknek arra, hogy a cégnyilvántartás közhiteles jellegét az elektronikus cégjegyzés területére is kiterjesszék. Amennyiben ugyanis az aláíró tanúsítvány közhiteles nyilvántartás része, nem fűződhet ahhoz kétség befogadói oldalon, hogy az adott dokumentumon szereplő e-aláírás valóban a cégképviselőhöz köthető és azzal a cégképviselő elektronikusan hitelesen jár el.

A szabályozás lehetőség jellegét egyébként a kodifikáció folyamatából is levezethetjük. A Ctv. 9.§ (4) bekezdését bevezető módosító javaslathoz csatolt előterjesztői indokolás a következőket tartalmazta: „A cégjegyzék a jövőben tartalmazhatja a cég képviseletére jogosult elektronikus aláírásának tanúsítványát. Amennyiben az elektronikus tanúsítvány a cégjegyzékbe bejegyzésre kerül, ahhoz további eljárási kedvezmények kapcsolódnak (pl: ingyenes céginformáció).” Az idézett indokolási részlet pedig a „A cégek tulajdonosainak döntési szabadságát érvényre juttató javaslatok” alcím alatt jelent meg. Tehát magából a törvényjavaslat indokolásából is arra következtetünk, hogy a Ctv. 9. § (4) bekezdése pusztán egy lehetőséget teremtett, nem volt célja az elektronikus cégképviseleti jog gyakorlásának szűkítése vagy többletfeltételéhez kötése.

Továbbá, a Ctv. hatályos szabályozása szerint cégbejegyzéskor, illetve változásbejegyzéskor a cég cégjegyzésére jogosultaknak már nem kell csatolniuk a papíralapú aláírási címpéldányt. Így az az értelmezés, hogy elektronikus aláíró tanúsítvány esetében a becsatolás viszont kötelező, arra vezetne, hogy az elektronikus címpéldányra szigorúbb szabályozás vonatkozik, mint a papír alapú címpéldányra. Mivel a papír alapú címpéldány benyújtásának elmaradása nem eredményezi az adott aláírás érvénytelenségét, az elektronikus aláíró tanúsítvánnyal létrehozott cégszerű aláírás érvényességét sem érintheti, hogy az aláíró tanúsítvány a cégjegyzékbe bejegyzésre került-e vagy sem.

A magyar szabályozáson túlmutató érv, hogy az eIDAS 25. cikk (2) bekezdése kifejezetten kimondja, hogy a minősített elektronikus aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású. Ez alapján tehát nem lehet megtagadni egy aláírás elfogadását pusztán amiatt, hogy az elektronikusan, és nem papír alapon jött létre. Mivel az eIDAS rendelet az Európai Unió követlenül hatályosuló rendelete, így az abban foglalt joghatások (azaz az elektronikus aláírás elfogadhatósága) nem függhet további, nemzeti jogszabályban nevezett előírásoktól. Amennyiben tehát a Ctv. 9. § (4) bekezdése nem lehetőség lenne, hanem kötelezettség, és a cégjegyzékbe való bejegyzéstől tenné függővé az elektronikus aláíró tanúsítvánnyal létrehozott cégszerű aláírások érvényességét, úgy a magyar szabályozás feltehetően az eIDAS rendelkezéseivel is ellentétes lenne.

A Cégtörvény nem egészen egyértelmű szabályozása miatt többen úgy értelmezték, hogy az elektronikus aláírás önmagában nem elég az elektronikus cégképviselethez, az aláíró tanúsítványt még a cégjegyzékbe is be kell jelenteni ahhoz, hogy azzal „céges” aláírást lehessen létrehozni.

Az Igazságügyi Minisztérium 2021-ben kiadott és egyértelmű tájékoztatásában kifejezetten kimondta, hogy „a Ctv. 9. §-a értelmében 2007. szeptember 1-jei hatállyal a címpéldány cégbírósághoz való benyújtása nem kötelező. Ez igaz mind a papír alapú, mind az elektronikus címpéldányra. A Ctv. 9. (4) bekezdés első mondata kifejezetten tartalmazza, hogy a cég kérelmére tartalmazza a cégjegyzésre jogosult elektronikus címpéldányáról készített tanúsítványát. A címpéldány cégbejegyzési vagy változásbejegyzési eljárásban való benyújtása mind papír alapú formában, mind elektronikus tanúsítvány formájában a cég számára azzal az előnnyel jár, hogy működése során az eljáró képviselőnek nem kell külön igazolnia ezen minőségét és aláírásképének, illetve az elektronikus aláírás tanúsítványának valódiságát, megfelelőségét, mert az a cégjegyzékből megismerhető. A Ctv. 9. (4) bekezdése nem arról rendelkezik, hogy csak az minősül cégszerű elektronikus aláírásnak, amelyet olyan elektronikus aláírással láttak el, amelynek tanúsítványát a cég korábban benyújtotta a cégbírósághoz, hanem azt, hogy ha benyújtották a tanúsítványt, az annak megfelelő elektronikus aláírás cégszerű aláírásnak minősül, azaz az aláírás tekintetében egyéb tények igazolására nincs szükség. (…) Összességében tehát megerősítem, hogy elektronikus cégjegyzésre akkor is mód van, ha az aláíró személy elektronikus címpéldányáról készített tanúsítványt a cégjegyzék nem tartalmazza”.

A Minisztérium tájékoztatásában azt is kiemelte, hogy a Pp. 325. § (1) bekezdés d) pontja szerint a jogi személy által aláírt okirat akkor lesz teljes bizonyító erejű magánokirat, ha a képviseletre jogosult személy a „rá vonatkozó szabályok szerint aláírta”. A cégek esetében a Ctv. tartalmazza ezeket a szabályokat – Ctv. 8. § (1) (..) A cégjegyzési jog a cég írásbeli képviseletére, a cég nevében történő aláírásra való jogosultság. Ez alapján pedig – ahogyan a papír alapú cégjegyzés esetén is – elektronikus úton történő cégjegyzés esetében is mindössze két kritériumnak kell megfelelni:

• magából a dokumentumból ki kell tűnnie annak, hogy a természetes személy a cég nevében jár el
• a cég képviselőjének a dokumentumot ténylegesen alá is kell írnia (jelen esetben a kizárólag az aláíró személyéhez köthető elektronikus aláírással kell ellátnia).

A fentiek alapján látható, hogy az elektronikus aláíró tanúsítvány cégjegyzékbe történő bejegyzése nem kötelező, a bejelentéshez azonban – a cég választása esetén – előnyök fűződnek. Amennyiben ugyanis a cég él a Ctv. 9.§ (4) bekezdésében foglalt lehetőséggel, úgy közhiteles nyilvántartásban szerepelnek az adott cégképviselő elektronikus aláíró tanúsítványának azonosító adatai, ezzel pedig elősegíti azt, hogy a befogadó fél ellenőrizhesse, hogy az általa kézhez vett elektronikus dokumentumot valóban a cégjegyzésre jogosult írta alá. Amennyiben a bejegyzés nem történik meg, és a képviselt cég nevét az aláíró tanúsítvány sem tartalmazza (ún. szervezeti tanúsítvány esetén a cégképviselő neve mellett a cég neve is feltüntetésre kerül a tanúsítványban, a képviseleti jogot a bizalmi szolgáltató ellenőrzi), a befogadó fél további igazolást kérhet az aláírás hitelességének igazolására (hasonlóan a papíralapú aláírásmintához, amely alapján a kézi aláírások összehasonlíthatók).

A cégnyilvántartásba való bejegyzésnek egy érdemi hátránya van: a változásbejegyzési eljárás költsége és az azzal kapcsolatos adminisztráció, amit a tanúsítvány lejáratakor (jelenleg 2 év a tanúsítványok érvényességi ideje) újra meg kell ismételni.

Az elektronikus cégképviselet – amely teljes bizonyító erővel minősített, vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással gyakorolható – nagyban megkönnyítheti a cégek életét a jelenlegi járványügyi helyzetben (is). Az elektronikus cégképviselet lehetőségével élni mindenképpen érdemes, az pedig már a cégekre van bízva, hogy a közhiteles nyilvántartásba való bejegyeztetés kapcsán annak előnyei vagy hátrányai esnek-e nagyobb súllyal a latba.